Praca zdalna w życiu menedżera

Praca zdalna – jak to ogarnąć gdy Twój kalendarz pęka w szwach? Wtorek zapowiada się pracowicie. To dla Ilony nic nowego: odkąd objęła stanowisko menedżera organizacji pozarządowej, jej kalendarz pęka w szwach. Zarządzanie projektami międzynarodowymi, współpraca z zespołem rozproszonym po całym kraju, sieć wolontariuszy, wymagający grantodawcy i konieczność ubiegania się o fundusze na kolejne przedsięwzięcia, to podstawowe zadania menedżera. Liczba nieprzeczytanych maili zbliża się do 300, Ilona ma poczucie, że za chwilę wszystko wymknie się jej spod kontroli. Jak może ułatwić sobie życie i zoptymalizować zadania wykorzystując nowe technologie? Mówią, że There is an app for that. Sprawdźmy.

Praca zdalna – telekonferencja nie musi boleć

Każdy, kto choć raz w życiu brał udział w nieudanej telekonferencji, będzie się śmiał do łez oglądając tę brawurową parodię A Video Conference Call in Real Life. Aby uniknąć większości błędów przedstawionych w filmie, warto zadbać o aspekty techniczne i organizacyjne. Pierwszym krokiem do sukcesu jest stabilne narzędzie do rozmów video. Moje ulubione to Zoom i Google Hangouts. Jeśli obraz nie jest kluczowy, użytkownicy iPhone’a mogą zestawić połączenie głosowe z udziałem kilku osób jednocześnie. Drugim krokiem jest ustalenie aspektów organizacyjnych:

  1. celów (np. ustalenie podziału pracy w czasie konferencji);
  2. zasad (np. nigdy nie organizujemy spotkań po godzinach albo w dni świąteczne, zawsze robimy follow up);
  3. ról (np. kto robi notatki, kto prowadzi spotkanie, kto musi zawsze być „na callu”);
  4. przebiegu (np. jesteśmy na stanowiskach przed czasem, każdy sprawdził jakość połączenia i dźwięku, każdy ma 2 minuty swobodnej wypowiedzi, reszta nie przerywa, lista zadań do zrobienia umieszczana po spotkaniu w programie do zarządzania projektami);
  5. sposobu komunikacji (np. zawsze informujemy o nieobecności, co 3 miesiące spotykamy się na żywo) itp.

Regularne spotkania online pomogą zespołowi wypracować dobre nawyki.

Czyste biurko

Rozpaczliwe przeszukiwanie skrzynki mailowej w nadziei, że w końcu trafi się na tę właściwą, ostatnią wersję wstępu do wspólnej publikacji, zanim zacznie się spotkanie, jest stresujące i… niepotrzebne. Ci menedżerowie, którzy dbają, aby ich rozproszony zespół zawsze miał dostęp do istotnych dokumentów, mają czyste biurka i skrzynki pocztowe. Dokumenty trzymają w chmurze.  Może być to np. Dropbox czy Dysk Google. Oba serwisy dostępne są zarówno przez przeglądarkę internetową, jak i z poziomu aplikacji desktopowych i mobilnych.

Jeśli Ilona umieści najnowszą wersję wstępu do publikacji w katalogu udostępnionym partnerom brytyjskim, to na pulpitach ich laptopów, wspólny katalog się zsynchronizuje. Muszą oczywiście wcześniej pobrać aplikację i zainstalować ją na swoich komputerach. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak przeżyłam 2 lata bez papieru, polecam artykuł.

Udostępnianie

Ilona tworząc strukturę katalogów, które chce udostępniać poszczególnym zespołom i osobom w organizacji oraz poza nią (np. wolontariuszom, stażystom), może skorzystać z praktycznego narzędzia do zarządzania projektami: Macierzy Odpowiedzialności RASCI. Macierz przedstawia różne poziomy odpowiedzialności za realizację wybranego zadania bądź projektu. Osoby odpowiedzialne za realizację danego zadania bądź projektu, mają pełne uprawnienia do katalogu z dokumentami, mogą go edytować, zapraszać nowych użytkowników, ograniczać dostęp osobom, które już się tym projektem nie zajmują. Ci, którzy mają konsultować pracę zespołu, mogą do dokumentów co najwyżej dodawać sugestie i komentarze. Osoby, które mają być jedynie informowane o postępach w realizacji projektu bądź zadania, będą mieli uprawnienia tylko do odczytu plików. Warto odzwierciedlić macierz odpowiedzialności projektów w strukturze udostępniania dokumentów. Ilona zapewne chciałaby ograniczać dostęp do dokumentów finansowych, bądź zawierających dane wrażliwe. Jeśli wybierze Dysk Google, ma do dyspozycji takie opcje. Jeśli Dropbox, to takie.

Papierologia ujarzmiona

Ilona musi pilnie dostarczyć księgowej rozliczenie ostatniej delegacji do Wielkiej Brytanii. Dzięki aplikacjom do skanowania dokumentów, może zrobić to szybko i efektywnie. Użytkownicy iPhone’a lub iPada doceniają bezpłatną aplikację ScannableUżytkownicy Androida lubią Office Lens, który automatycznie wyprostuje „pognieciony” dokument, albo zdjęcie zrobione pod ostrym kątem. 3 kliknięcia i wspólny katalog na pulpicie księgowej automatycznie zsynchronizuje się. O jedną wymianę mailową mniej.

W kontakcie z zespołem

Korespondencja mailowa, nie zawsze się sprawdza do bieżących kontaktów. Na świecie rekordy popularności bije Slack. Firmy, w których biznes opiera się na współpracy zdalnych zespołów korzystają z tego komunikatora, bo m.in. pozwala tworzyć grupy zadaniowe, w obrębie których pracownicy na bieżąco wymieniają się informacjami. Ten film może być podpowiedzią dla Ilony, jak zorganizować komunikację z grupami pracowników i prowadzić komunikację z grupami pracowników. Dla pracowników w ruchu i wolontariuszy, niebagatelną zaletą tego rozwiązania jest to, że wersja deskotopowa i mobilna synchronizują się. Cały zespół Ilony jest na bieżąco, niezależnie od aktualnej lokalizacji. Znajomość angielskiego przyda się do korzystania z aplikacji Facebooka Workspace. Ilonę może ucieszyć to, że organizacje pozarządowe mogą bezpłatnie korzystać z wersji Premium. Aplikację polecam wszystkim, którzy chcą rozdzielić prywatne media społecznościowe od zawodowych oraz cenią funkcjonalności Facebooka.

Przekaz wizualny

Era przeładowanych prezentacji Power Point pisanych czcionką Times New Roman 11, zawierających rozpikselowane zdjęcia bez podania autorstwa lub ClipArty z lat 90., powoli dobiega końca. Nic już nie usprawiedliwia brzydkich, nieczytelnych prezentacji. Jest mnóstwo bezpłatnych narzędzi, które sprawiają, że raporty będą lekkie w odbiorze i warte zapamiętania. Elementy graficzne można robić lepiej i… szybciej. Do moich ulubionych należą: Canva, ThingLink i This. Korzystając z tych aplikacji oraz z banków zdjęć dostępnych w Internecie, można pozytywnie wyróżnić się na spotkaniu z potencjalnym darczyńcą. O bankach zdjęć pisze Kamil Śliwowski w artykule Darmowe zdjęcia z sieci. Skąd brać? Jak korzystać?.

Prezentacje i raporty do zapamiętania

Canva dostępna z poziomu przeglądarki internetowej oraz w formie aplikacji mobilnej, pozwala tworzyć grafiki do druku, na media społecznościowe oraz prezentacje. Wystarczy wybrać format, jaki nas interesuje (program podpowie, jaka rozdzielczość jest najlepsza na daną okazję) i dopasować jeden z wielu darmowych szablonów. Canva pozwala również pobrać własne zdjęcia i okrasić je atrakcyjną grafiką.

ThingLink, to program do tworzenia interaktywnego zdjęcia. Ilona na stworzenie prezentacji ma mało czasu. Rezygnuje
z prezentacji w Power Poincie. Ma natomiast gotowe materiały: wideo ze spotkania z beneficjentami programu, wypowiedź trenera, opis projektu i kilka świetnych zdjęć. Wybiera jedno zdjęcie, które będzie stanowiło tło i określa elementy, które będą odsyłały do gotowych materiałów. To rozwiązanie wymaga dostępu do internetu. Jak tworzyć interaktywne zdjęcia tłumaczy Sylwia Żółkiewska. A tu przykład.

There is an app for this

Wyzwaniem dla Ilony jest zachęcenie zespołu do skorzystania z nowych rozwiązań. Wie, że zmiany będzie wprowadzać powoli
i zacznie od siebie.

 


Artykuł jest poszerzoną wersją mojego wystąpienia przygotowanego na VIII Spotkanie Fundacji Akademii Organizacji Obywatelskich pn. Technologie, narzędzia, idee. Jak usprawnić pracę menedżera organizacji pozarządowej, które odbyło
się w Warszawie, 6 grudnia 2017 r.

Link do pełnej prezentacji na Slide Share: Technologie dla menedżera 

Fotografia Unsplash.

 

 

ZapiszZapisz

ZapiszZapisz