2 lata bez papieru
Nie chodzi o to, że nie mam drukarki. Chodzi o poczucie lekkości wieńczące generalne porządki. Ten moment, gdy wokół nie ma zbędnych rzeczy, a te, które zostały, są lubiane i przydatne. Mają swoje miejsce. Pracuję w domu i aby nie utonąć w papierach, 2 lata temu wprowadziłam system, którym chcę się z Wami podzielić.
Ja nie drukuję
Ci, co mnie znają, wiedzą, że jestem fanką Appla i że uwielbiam notować. W związku z tym, na moim mikroskopijnym biurku mieści się MacBook i iPad, dwa notesy Moleskine (mały i mniejszy) oraz dwa wieczne pióra (lubię kolorowy atrament). Wszystkie potrzebne dokumenty są w chmurze, a dokładnie w Dropboxie. Za równowartość jednego kartusza do drukarki, wykupiłam roczny dostęp do Dropbox Plus, gdzie mogę cieszyć się 1 TB przestrzeni dyskowej. Wszystkie katalogi są dostępne z poziomu komputera (zainstalowałam aplikację o tej samej nazwie), co oznacza, że mogę pracować offline, a jak tylko pojawia się internet, pliki się aktualizują. Cenię sobie dostęp do Dropboxa za pomocą wszyskich urządzeń i możliwość rozpoczynania pracy nad dokumentem na tablecie i kończenia jej na komputerze. Jak mawia Michał Śliwiński, założyciel Nozbe i ekspert produktywności, kartka papieru z niczym się nie synchronizuje.
Co z księgową?
Zapytacie, jak sobie radzę z dokumentacją finansową. Od dostawców prądu, internetu i innych dóbr dostaję faktury elektroniczne, wszystkie lądują w katalogu np. „sierpień_koszty”. Jeśli zdarzy się (o zgrozo) faktura papierowa, wówczas w ruch idzie zgrabna aplikacja w telefonie Scannable, która automatycznie przechwytuje obraz dokumentu. Jeśli dokument składa się z kilku stron, aplikacja je „zszyje” w jeden plik. Następnie wyczyszczony, rozjaśniony, niemalże wyprasowany dokument mogę 1 kliknięciem umieścić w rzeczonym katalogu na Dropboxie. Jako png lub jako PDF, do koloru, do wyboru. By utrzymać porządek, każdą fakturę opisuję ale… tylko w nazwie pliku. Mojej księgowej udostępniam katalog na dany miesiąc, generuję link i wysyłam go w mailu. Potem czekam na informację, ile muszę odprowadzić do skarbówki.
Drukowanymi literami
Czasem nadchodzi moment, że trzeba, absolutnie trzeba wypełnić urzędowy formularz i to drukowanymi literami! Zaznaczyć odpowiednie pole i na domiar złego podpisać się. Tu obywatel ma dwie drogi – pocztową („numer 156, stanowisko trzecie” – słyszycie to?) lub mailową („prześlij skan drogą elektroniczną”). Wybieram to drugie. Moim wielkim odkryciem, jest aplikacja Adobe: Fill & Sign pozwalająca bezboleśnie wypełniać druki urzędowe. W pakiecie podpis delikwenta i wykrywanie pól do zaznaczenia krzyżykiem. Oprócz zastosowań urzędowych, aplikacja nadaje się do zamieszczania uwag na dokumentach PDF. Fill & Sign jest niewiarygodnie prosta i działa w systemach iOS i Android.
Lekki e-mail
Możliwość udostępniania dokumentów za pomocą linków, jest bardzo praktyczna. Nie wysyłam załączników, tylko wklejam linki bezpośrednio w treść maila, czasem dodaję hiperłącze, aby tekst był zwarty, a odbiorca mógł łatwo zorientować się, który dokument dotyczy opisywanej kwestii. To bardzo dogodne, gdy jestem w podróży i ktoś prosi mnie pilnie o przesłanie dokumentu. Telefon w zupełności wystarczy, by w Dropboxie wygenerować link i udostępnić go w aplikacji Gmail. Gdyby nie ta funkcja, moja częsta praktyka #pracujzhamaka, czyli pracy tam, gdzie mi wygodnie, nie byłaby możliwa.
Krótki e-mail
Praca z hamaka to jednak praca zdalna, która ma swoje ograniczenia. Do niedawna kojarzyła mi się z niekończącymi się wątkami w korespondencji mailowej. Kojarzycie maile typu Opracowanie publikacji RE: RE: RE: FYI: FYI: RE:? Po drodze mnóstwo załączników, w różnych wersjach i odmianach. Aby zorientować się co, kto i do kiedy ma zrobić i jak na sprawę zapatrują się pozostali uczestnicy wymiany, trzeba sporego samozaparcia. W ostateczności całość korespondencji trzeba wydrukować. Tymczasem, jeśli grupa współdzieli katalog Dropbox, gdzie umieszcza dokumenty do wspólnej pracy, wówczas korespondencja ogranicza się do kurtuazyjnego poinformowania pozostałych uczestników o ewentualnych nowościach w katalogu i ewentualnie wklejenia prowadzących do nich linków.
Zapach papieru
Sporo pracowałam z bibliotekarkami i bibliotekarzami. Panie (w Polsce 96% bibliotekarzy to bibliotekarki) zawsze podkreślały, że żaden czytnik, żaden Kindle, nie zastąpi zapachu książki prosto z drukarni. To prawda, tylko, czy wszystko, co czytamy musi mieć formę papierową? Ostatnio robiłam research do książki na temat aplikacji mobilnych dla małego i średniego biznesu. Zamiast drukować kilkadziesiąt artykułów, raportów, opracowań i e-booków, postanowiłam wykorzystać możliwości technologiczne iPada i własnego palca. Aplikacja Adobe Acrobat pozwala m.in. szybko i wygodnie zakreślać interesujące akapity. Mam do wyboru kilka kolorów „flamastrów”. Aplikacja otwiera pliki umieszczone we współdzielonym katalogu Dropbox i zapisuje wersję wzbogaconą o podkreślenia i komentarze. Dzięki temu, współautorki książki – Sylwia Żółkiewska i Małgorzata Rycharska – zaglądając do wspólnego katalogu, jednym rzutem oka mogą odnaleźć najważniejsze treści we wszystkich plikach.
Paperless office
Podsumowując 2 lata bez papieru – oszczędziłam dużo pieniędzy (tonery są drogie), drzewa i trochę miejsca w moim mieszkaniu. Zyskałam spokój ducha (nie zdarza mi się szukać ważnego dokumentu w stosie papierów) i poczucie, że mogę pracować tam, gdzie chcę (i gdzie jest internet). Na mój system składają się aplikacje Dropbox Plus i Scannable. Od niedawna testuję Adobe Acrobat i Adobe Fill & Sign.