Daj mi spokój. Aplikacje mobilne a produktywność osobista

O szczęściu, O technologiach

To może być kartka i ołówek, lista rzeczy do zrobienia zapisana w kalendarzu czy w notatniku w telefonie. Chowanie komórki do szuflady w drugim pokoju, słuchawki na uszach, 10 minut medytacji. Na moich warsztatach pt. produktywność osobista, w ramach Inkubatora Uniwersytetu Warszawskiego, studenci dzielili się swoimi ulubionymi systemami „ogarniania rzeczywistości”. Wygląda na to, że umiejętność koncentracji na rzeczach, które są dla nas najważniejsze, staje się kluczową kompetencją w czasach cyfrowej rewolucji.

Dlaczego? Bo wszyscy walczą o naszą uwagę – w serwisach społecznościowych i w sklepach internetowych. Kuszą promocje i czarne piątki. Współpracownicy mają do nas stały dostęp poprzez komunikatory i pocztę e-mail. Jak się skupić, gdy zewsząd płynie strumień wiadomości? Jak skoncentrować się na tym, co jest najważniejsze?

Zajętym być

Eksperci zgodnie twierdzą, że podstawą produktywności osobistej jest uwaga i intencja. Uwaga rozumiana jest jako energia mentalna, emocjonalna, jaką wkładamy w realizację danego zadania. Intencja oznacza świadomą decyzję dotyczącą realizacji danego celu czy zadania. Gdy poświęcamy uwagę rzeczom, które są dla nas nieistotne, rozpraszamy się. Jesteśmy zabiegani, ale nieefektywni. Jeśli naszej intencji (np. nauczyć się mówić po hiszpańsku) nie towarzyszy uwaga (czas i energia), swobodna konwersacja w tym języku pozostanie w sferze marzeń.

Don’t mistake activity for achievement.

– John Wooden

Przyjrzyjmy się, jak technologie mogą pomóc zarządzać swoim czasem i uwagą. Większość metod i narzędzi dotyczy 5 obszarów produktywności:

Podniesienia uważności
Wyostrzenia koncentracji
Minimalizacji rozpraszaczy
Nadawania priorytetów
Budowania nawyków.

No to po kolei.

Uspokój się: złap oddech

Umiejętność podniesienia uważności, bycia „tu i teraz”, można rozwijać poprzez medytację. Tym, którzy przymierzają się do ćwiczenia mindfulness, może spodobać się Calm. Serwis w postaci aplikacji mobilnej i wersji webowej, zawiera ścieżki dźwiękowe z lektorem, ułatwiające rozpoczęcie medytacji.

Skup się: wyostrz koncentrację

Słuchasz muzyki przy pracy? Lubisz się odciąć od otoczenia? Noisli może pomóc Ci się skupić. Oferuje różne dźwięki, jest deszcz, górski strumyk, wiosenny las. Albo wszystko po trochu. Każdy może skomponować własną ścieżkę dźwiękową w aplikacji mobilnej bądź w serwisie webowym. No i te zmieniające się kolory…

Osobom, które mają trudności ze skupieniem się na jednym zadaniu (albo mają skłonności do prokrastynacji), polecam Pomodoro Technique i różne aplikacje wspierające tę prostą metodę. Ich działanie przypomina budzik kuchenny. Jak to działa? Nastawiamy pierwszą jednostkę czasową – tzw. pomidora, który trwa 25 minut i w tym czasie staramy się skoncentrować na wybranym zadaniu. Po 25 minutach, aplikacja oznajmi 5 minutową przerwę. Należy oderwać się od pracy, rozprostować kości i wrócić do zadania po 5 minutach. Po 4 „pomidorach” następuje dłuższa, 15 minutowa przerwa. Rekomenduję aplikację Be Focused – Focus Timer, dostępną w obu sklepach z aplikacjami. Znam kilka osób, które korzystając z Pomodoro Technique dokończyły pisanie doktoratu. To naprawdę działa!

Broń się: minimalizuj rozpraszacze

Multitasking, czyli wykonywanie kilku zadań jednocześnie oczywiście jest możliwe – można oglądać film i wysyłać wiadomość tekstową, można myć podłogę i słuchać radia. Jednak na żadnej z tych czynności nie koncentrujemy się w 100%. W przypadku, gdy realizacja danego zadania wymaga pełnej uwagi, rozpraszacze mogą mocno zaburzyć naszą produktywność. Dlaczego? Aby w pełni powrócić do przerwanego zadania, nasz mózg musi zrobić pewien wysiłek. Im częściej ktoś nam przerywa, tym więcej energii mentalnej zużywamy. I nie jest to związane z samą realizacją zadania, lecz z koniecznością przestawiania się między kontekstami – naszą wymagającą skupienia pracą (tzw. deep work) no i sygnałami płynącymi z otoczenia.

Większość smartfonów ma funkcję „nie przeszkadzać” i/lub „tryb samolotowy”. Podobnie laptop, można ustawić w trybie „nie przeszkadzać”. Świat się nie zawali, można odłączyć się na czas realizacji ważnego zadania od strumienia komunikacji. Dla osób, które mają problem, aby oderwać się od mediów społecznościowych, powstało radykalne rozwiązanie: Go Fucking Work, czyli czasowa blokada wybranych stron i serwisów. Kto odważny? Innym, ciekawym rozwiązaniem łączącym produktywność i ochronę środowiska, jest Forest – Stay focused, be present – aplikacja, która pomaga oderwać się od smartfona i… wyhodować las.

Zadania do zrobienia: nadaj priorytety

Nadawanie priorytetów i decydowanie, które z zadań chcemy wykonać jest ściśle związane z drugim składnikiem produktywności osobistej, czyli intencją. Moją ulubioną aplikacją, która zgodnie z metodyką Getting Things Done pozwala wyrzucić wszystkie zadania z głowy, a następnie porządkować je w projekty, jest ToDoIst. Serwis webowy i aplikacja mobilna są intuicyjne i minimalistyczne. W wersji premium użytkownik ma do dyspozycji opcję nadawania zadaniom etykiet np. ważne i pilne oraz możliwość przesyłania maili bezpośrednio do aplikacji, która zamienia je w zadania do wykonania (dla miłośników koncepcji „Inbox Zero”).

Jak się okazuje samo wykreślenie zrobionego zadania z listy powoduje wyrzut dopaminy i wzrost motywacji do działania. ToDoIst dostarcza wielu sposobów, aby zadania były „odhaczane” na bieżąco, serwis automatycznie synchronizuje się z naszymi urządzeniami. Lista zadań do zrobienia opracowana przy komputerze, będzie dostępna w naszej aplikacji mobilnej.

„What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important.”

– Dwight D. Eisenhower

Nastaw się na budowanie nawyków

Aplikacje mobilne pomagają wypracować pewne wzory pożądanych zachowań i utrwalać je wraz z biegiem czasu. Budowanie nawyków jest prawdopodobnie najważniejszym elementem zwiększania własnej produktywności. Moją ulubioną lekturą jest „Siła Nawyku”, autor Charles Duhigg przedstawia w niej schemat tworzenia nawyków i tłumaczy, jak sprawić, aby pożądane zachowania weszły nam w krew. 99U przedstawia 5 kroków budowania trwałych nawyków. Badacze szacują, że aby zachowanie stało się rutyną, potrzeba od 18 do 254 dni. Przykładem aplikacji, która pomaga budować nawyki sportowe jest RunKeeper.

Gdzie szukać inspiracji?

Zawsze mnie ciekawiło, jak wyglada praca twórczych osób – jak organizują swoje 24 godziny, jak wygląda ich warsztat. Temu poświęcony jest artykuł W pułapce własnej kreatywności: jak skutecznie realizować wizje i pomysły. Polecam blogi, podcasty i… zachęcam do eksperymentowania.

Blogi:

Podcasty:

Fot. Philip Brown na Unsplash

ZapiszZapisz